Coordenador (a) Grupos e Eventos

MISSÕES GERAIS

Executar todas as suas atividades em conformidade com os procedimentos internos e com a legislação aplicável.

PRODUÇÃO

• Entrar em contato com o cliente para se apresentar como interlocutor principal assim que o contrato for assinado.
• Definir com o cliente os elementos do seu evento (programa).
• Elaborar o programa do evento (MEGA).
• Obter as listas de participantes e registrá-las no NA.
• Construir com o cliente a lista de hospedagem (rooming list).
• Estar atento às expectativas do cliente.
• Oferecer serviços pagos, promovendo os centros de lucro.
• Emitir a fatura da segunda parcela e a fatura final dentro dos prazos contratuais.
• Garantir o recebimento dos pagamentos.

COORDENAÇÃO

• Garantir a correta aplicação das cláusulas do contrato do cliente e o bom andamento da logística operacional.
• Em colaboração com o representante de atendimento ao cliente, preparar o programa para visitas de inspeção ao resort.
• Gerenciar as visitas de acompanhamento e contribuir para a elaboração do relatório de fim de estadia (junto ao gerente de clientes).
• Recepcionar o cliente, validar com ele (Group Manager) o andamento do programa e garantir o acompanhamento adequado.
• Distribuir o programa do evento (MEGA) para os serviços da Village e comunicar quaisquer alterações relacionadas ao programa do grupo.
• Estar presente nos momentos-chave do evento.
• Assessorar e orientar os escritórios de vendas na organização e logística das operações de Meetings & Events, em conjunto com os serviços da Village.
• Responder aos escritórios de vendas com rapidez e de forma proativa.
• Verificar, ao final da estadia, os documentos relacionados à regularização dos valores a receber do grupo (conciliação do planejamento e serviços adicionais), para emissão da fatura final.
• Realizar a avaliação do grupo.
• Coordenar e conduzir viagens educacionais (eductours), estadias de descoberta e seminários internos.
• Gerenciar o cronograma de ocupação das salas de reunião.
• Conhecer e monitorar a concorrência local.

HIGIENE E SEGURANÇA

• Garantir a manutenção e conservação das instalações, equipamentos e materiais.
• Conhecer e aplicar as normas de Saúde e Segurança, bem como todos os procedimentos de emergência e evacuação, informando adequadamente os clientes.
• Garantir a aplicação de normas e padrões, implementando ações corretivas quando necessário.
• Limitar o consumo de energia elétrica e água.
• Respeitar as regras do serviço para a gestão de produtos perigosos (armazenamento, equipamentos de proteção, etc.).

GESTÃO DE RESÍDUOS

• Cumprir as regras de gestão e separação de resíduos do resort, de acordo com a legislação local e os padrões ambientais, assegurando que resíduos recicláveis e perigosos sejam corretamente separados e tratados.
• Manter e garantir a limpeza e acessibilidade das áreas destinadas ao descarte de resíduos.

INDICADORES-CHAVE DE DESEMPENHO (KPIs)

• Feedback dos clientes sobre a capacidade de resposta (tempo de resposta) e a qualidade das respostas fornecidas.
• Intenção de retorno.

• Vendas adicionais (upselling).
• Confirmações após proposta/comercialização.
• Recebimento de pagamentos.